Datenschutzhinweise zur Nutzung des DocMedico Telefonassistenten

Stand 07.07.2026

1. Worum geht es auf dieser Seite?

Diese Datenschutzhinweise erläutern, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Sie den Telefonassistenten nutzen, der eingehende Anrufe bei Ihrer Arztpraxis bzw. Klinik automatisiert entgegennimmt und bearbeitet. Diese Hinweise ergänzen die Datenschutzerklärung der Praxis, bei der Sie anrufen - sie ersetzen diese nicht. Für Fragen zur Rechtsgrundlage der Verarbeitung, zur Speicherdauer Ihrer Daten oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte in erster Linie an Ihre Praxis.

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2. Wer ist verantwortlich, wer ist Auftragsverarbeiter?

Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die Praxis bzw. Klinik, bei der Sie anrufen.

Die Docmedico GmbH stellt die technische Plattform „DocMedico Telefonassistent" bereit und verarbeitet Ihre Daten dabei ausschließlich als Auftragsverarbeiterin (Art. 28 DSGVO) nach den Weisungen der jeweiligen Praxis. DocMedico trifft keine eigenen Entscheidungen über Zweck und Mittel der Verarbeitung Ihrer Daten. Zur Erbringung einzelner technischer Teilleistungen setzt DocMedico sorgfältig ausgewählte Subauftragsverarbeiter ein (siehe Ziffer 5).

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3. Welche Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Nutzung des Telefonassistenten können folgende Daten verarbeitet werden:

Rufnummer des Anrufers (soweit übermittelt)
Audioaufzeichnung des Telefongesprächs
Volltext-Transkript des Gesprächs
Inhalte Ihres Anliegens, z. B. bei Termin-, Befund- oder Rezeptanfragen

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Je nachdem, welche Angaben Sie in Ihren Nachrichten machen, können hierunter auch Gesundheitsdaten und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO fallen.

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4. Wofür werden die Daten genutzt?

Die Verarbeitung dient ausschließlich der Erbringung der Kernfunktionen des Telefonassistenten als automatisiertes Annahme- und Kommunikationssystem zwischen Ihnen und Ihrer Praxis, insbesondere für:

die automatisierte Entgegennahme und Bearbeitung Ihres Anrufs
Terminanfragen
Befundanfragen
Rezeptanfragen
die Weiterleitung an das Praxisteam, soweit erforderlich
Kommunikation

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Ihre Aufzeichnungen und Transkripte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

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5. Einsatzvon Sprach-KI und eingesetzte Dienstleister

Anders als bei der Online-Rezeption kann die Kommunikation über den Telefonassistenten nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt erfolgen: Damit der Telefonassistent Ihr gesprochenes Anliegen verstehen und beantworten kann, verarbeiten die eingesetzten KI-Systeme den Inhalt Ihres Gesprächs technisch.

DocMedico setzt hierfür folgende sorgfältig geprüfte Dienstleister als Subauftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

ElevenLabs: Spracherkennung (Speech-to-Text) und Sprachausgabe (Text-to-Speech) für die automatisierte Gesprächsführung. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der EU, im sogenannten Zero-Retention-Modus ohne dauerhafte Speicherung der Audiodaten beim Dienstleister und ohne Nutzung Ihrer Daten zum Training von KI-Modellen.
Telnyx: Bereitstellung der Telefonie-Infrastruktur und der Rufnummern. Die für DocMedico relevante Verarbeitung erfolgt über Server mit Sitz in Deutschland.

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Mit beiden Dienstleistern bestehen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Die Subdienstleister sind zudem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.

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6. Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Der technische Betrieb erfolgt über die Microsoft-Azure-Region Frankfurt am Main (Deutschland).

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7. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Speicherdauer der Audioaufzeichnung und des Transkripts wird durch die jeweilige Praxis im Rahmen der Konfiguration des Telefonassistenten festgelegt und richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck sowie etwaigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten; sie liegt in der Regel zwischen 7 Tagen und 6 Monaten. Nach Ablauf der festgelegten Frist werden die Daten automatisiert gelöscht. Nähere Auskunft erteilt Ihnen Ihre Praxis.

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8. Wie werden Ihre Daten geschützt?

DocMedico setzt technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein, unter anderem:

verschlüsselte Datenübertragung (TLS) nach aktuellem Stand der Technik
Verschlüsselung der gespeicherten Audioaufzeichnungen und Transkripte
ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept, das den Zugriff auf das jeweils Erforderliche beschränkt
mandantengetrennte Speicherung der Daten je Praxis
regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen

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9. Ihre Rechte

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch nach Art. 15 bis 21 DSGVO zu. Da Ihre Praxis datenschutzrechtlich verantwortlich ist, richten Sie entsprechende Anträge bitte direkt an Ihre Praxis. DocMedico unterstützt die Praxis bei der Bearbeitung solcher Anträge im Rahmen der bestehenden vertraglichen Vereinbarungen.

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

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