Software für die Patientenkommunikation

Welche Lösungen gibt es für Arztpraxen?

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Abstract

Dieser Beitrag zeigt, welche Softwarelösungen Arztpraxen für die digitale Kommunikation mit Patient:innen einsetzen können. Dabei werden die Softwarelösungen Online-Rezeptionen, Online-Terminbuchungssystem und KI-Telefonassistent vorgestellt und voneinander abgegrenzt. Außerdem wird erklärt, auf welche Kriterien Arztpraxen bei der Auswahl der richtigen Software achten sollten.

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Warum wird digitale Patientenkommunikation für Arztpraxen immer wichtiger?

Die Kommunikation zwischen Arztpraxen und Patient:innen findet nicht mehr ausschließlich am Empfang oder über das Telefon statt. Termine werden online vereinbart, Rezeptwünsche digital übermittelt und organisatorische Fragen über sichere Kommunikationsplattformen gestellt. Viele Patient:innen wollen auch außerhalb der Öffnungszeiten Kontakt mit einer Praxis aufnehmen können.
Auch die Ergebnisse des PraxisBarometers Digitalisierung 2025 zeigen diese Entwicklung. Bei 52 Prozent der befragten Praxen erfolgt die Kommunikation mit Patient:innen bereits vollständig oder mehrheitlich digital. 31 Prozent bieten eine Online-Terminvereinbarung an. Fast 40 Prozent der Praxen führen außerdem Videosprechstunden durch.
Für Arztpraxen können digitale Kommunikationswege eine wichtige Ergänzung zum Telefon sein. Wiederkehrende Anliegen müssen nicht mehr in einem direkten Gespräch aufgenommen werden. Stattdessen können Patient:innen ihre Anfrage digital übermitteln und die benötigten Informationen bereits selbst angeben. Das Praxisteam kann die Anfrage anschließend zu einem geeigneten Zeitpunkt bearbeiten.

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Was ist eine Software für Patientenkommunikation?

Eine Software für Patientenkommunikation umfasst digitale Anwendungen, über die Arztpraxen und Patient:innen Informationen oder Anliegen austauschen können. Das kann direkt geschehen, zum Beispiel per Telefon, oder zeitversetzt über Nachrichten, digitale Formulare oder eine Online-Rezeption.
Dabei gibt es mehr als 40 mögliche Funktionen solcher Plattformen. Sichere Nachrichten und die Online-Terminbuchung sind dabei die wichtigsten Funktionen. Grundsätzlich zeigte sich, dass Patient:innen Interesse an einer digitalen Kommunikation haben und eine einfache, verständliche Darstellung der Informationen besonders wichtig ist.
Ein Beispiel für eine solche Software ist die Online-Rezeption von DocMedico. Darüber können Patient:innen Anliegen wie Terminwünsche, Rezeptanfragen oder Rückrufbitten digital übermitteln. Der KI-Telefonassistent von DocMedico nimmt dagegen eingehende Anrufe automatisch entgegen, versteht frei formulierte Anliegen und gibt die Informationen strukturiert an das Praxisteam weiter. Einige Softwarelösungen lassen sich durch zusätzliche Produkte wie digitale Formulare erweitern.

Manche Programme erfüllen nur eine einzelne Aufgabe, etwa die Online-Terminbuchung. Andere Lösungen verbinden mehrere Kommunikationswege. Welche Software sinnvoll ist, hängt deshalb von der Praxisgröße, dem Anfrageaufkommen und den bereits eingesetzten Systemen ab.

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Welche Softwarelösungen gibt es für die direkte Patientenkommunikation?

Zu den wichtigsten Lösungen gehören Online-Rezeptionen, Online-Terminbuchungssysteme und KI-Telefonassistenten. Sie erfüllen unterschiedliche Aufgaben, können sich im Praxisalltag aber gut ergänzen. Die verschiedenen Lösungen schließen sich nicht gegenseitig aus. Eine Terminsoftware eignet sich für Buchungen, eine Online-Rezeption für digitale Anfragen und ein KI-Telefonassistent für den telefonischen Kontakt. Durch die Kombination können Patient:innen den Kommunikationsweg nutzen, der für sie am besten passt.

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Online-Rezeptionen

Eine Online-Rezeption wird direkt in die Praxiswebsite eingebunden. Patient:innen können darüber Anliegen wie Terminwünsche, Rezeptbestellungen, Überweisungen oder Rückrufbitten übermitteln. Hierfür bedarf es dann keinem weiteren Terminbuchungstool. Anders als bei einem einfachen Kontaktformular werden je nach Anliegen die passenden Informationen abgefragt. Dadurch erhält das Praxisteam alle Angaben bereits strukturiert und kann Anfragen effizient weiterverarbeiten. Moderne Online-Rezeptionen automatisieren zahlreiche Abläufe, steuern Anfragen anhand definierter Prozesse, versenden automatische Sofortnachrichten und ermöglichen eine sichere digitale Kommunikation mit Patient:innen.

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KI-Telefonassistenten

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe automatisch entgegen und ermöglicht es Patient:innen, ihr Anliegen frei zu formulieren. Je nach Lösung können beispielsweise Terminwünsche, Rezeptanfragen, Terminabsagen oder Rückrufbitten aufgenommen werden. Fehlende Angaben werden im Gespräch abgefragt und anschließend strukturiert an das Praxisteam weitergegeben. Im Unterschied zu einem klassischen Sprachmenü folgt der Assistent nicht nur einem festen Ablauf. Er kann unterschiedliche Formulierungen verstehen und auf den Gesprächsverlauf reagieren. So entsteht ein natürliches Gespräch. Medizinische Entscheidungen oder dringende Fälle bleiben jedoch weiterhin Aufgabe des Praxisteams.

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Digitale Formulare

Digitale Formulare ermöglichen es Patient:innen, Angaben bereits vor dem Termin online zu übermitteln. Dazu gehören beispielsweise Anamnesebögen, Einwilligungen, Aufklärungsunterlagen oder individuelle Fragebögen. Im Vergleich zu Papierformularen müssen Informationen nicht mehr manuell übertragen und Unterlagen nicht erst am Empfang ausgefüllt werden. Je nach Funktionsumfang können Formulare individuell an die Anforderungen einer Praxis angepasst werden. Zudem können Patient:innen benötigte Angaben und Dokumente vorab übermitteln sowie Formulare digital unterschreiben. Dadurch liegen relevante Informationen frühzeitig und strukturiert vor, Termine können besser vorbereitet und administrative Abläufe am Praxisempfang reduziert werden.

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Online-Terminbuchungssysteme

Online-Terminbuchungssysteme konzentrieren sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Terminen. Patient:innen können freie Termine einsehen und diese je nach System buchen, verschieben oder absagen. Für Arztpraxen kann das den Aufwand für telefonische Terminvereinbarungen reduzieren. Andere Anliegen wie Rezeptwünsche, Rückrufbitten oder Dokumentenanfragen werden durch eine reine Terminsoftware jedoch meistens nicht abgedeckt. Wichtig ist außerdem eine gute Anbindung an den Praxiskalender oder das Praxisverwaltungssystem. Fehlt eine Schnittstelle, müssen Termine möglicherweise doppelt gepflegt werden.

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Worauf sollten Arztpraxen bei der Auswahl achten?

Entscheidend ist, welches Problem gelöst werden soll: Für eine bessere telefonische Erreichbarkeit eignet sich ein KI-Telefonassistent, für Terminvereinbarungen eine Online-Terminbuchung und für unterschiedliche digitale Anliegen eine Online-Rezeption. Die Lösung sollte außerdem zur Patientenstruktur passen, einfach bedienbar sein und sich gut in bestehende Praxisabläufe integrieren lassen.

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Mehr zur Auswahl eines geeigneten Systems wie den KI-Telefonassistenten erfahren Sie im Artikel „8 Qualitätsmerkmale eines guten KI-Telefonassistenten“.

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Weitere wichtige Kriterien sind:

1. Funktionsumfang und Anpassungsmöglichkeiten
2. Datenschutz und sicherer Serverstandort
3. Schnittstellen zu bestehenden Systemen
4. Rollen und Zugriffsrechte
5. einfache Bedienung
6. regelmäßige Updates und Backups
7. Schulungen und Support
8. transparente Kosten
9. Möglichkeit einer Testphase

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Entscheidend ist nicht, wie viele Funktionen eine Software bietet. Sie muss vor allem zum Praxisalltag passen und von Mitarbeitenden sowie Patient:innen einfach genutzt werden können.

_{Quellen
[1] KBV: PraxisBarometer 2025: Niedergelassene bleiben Vorreiter in Sachen Digitalisierung.
[2] Antonio, M. G.; Petrovskaya, O.; Lau, F. (2020): The State of Evidence in Patient Portals: Umbrella Review. Journal of Medical Internet Research, 22(11), e23851.
[3] Adams, S. J.; Acosta, J. N.; Rajpurkar, P. (2025): How generative AI voice agents will transform medicine. npj Digital Medicine, 8, Artikel 353.
[4] KBV: Praxisverwaltungssystem – Die Grundausrüstung jeder Praxis.
[5] DocMedico: KI-telefonassistent
[6] DocMedico: Online-Rezeption
[7] Arzt & Wirtschaft: Online-Rezeption für Arztpraxen im Vergleich}

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