Ein Praxistag mit und ohne DocMedico

Abstract

‍Der Alltag in Arztpraxen hat sich in den letzten Jahren deutlich geändert. Immer höhere Anforderungen bei immer höherem Fachkräftemangel machen vielen Gesundheitseinrichtungen große Probleme. Gleichzeitig sollen Patient:innen weiterhin schnell und auf höchster Qualität versorgt werden. Um Arztpraxen hierbei zu unterstützen, entstand DocMedico.

Dieser Artikel zeigt den konkreten Vergleich zwischen einem Alltag mit und einem Alltag ohne DocMedico am Beispiel der Telefonvereinbarung. Dadurch wird deutlich, dass mit den inzwischen drei Lösungen von DocMedico das Praxisteam endlich spürbar entlastet wird.

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‍Der Alltag in überlasteten Arztpraxen

‍Viele Arztpraxen arbeiten bereits heute an ihrem Limit. Der Fachkräftemangel ist sowohl bei Ärzt:innen als auch bei medizinische Fachangestellten stark zu spüren. Zudem steigen die organisatorischen Aufgaben im Praxisalltag stetig an. Dadurch müssen die übrigen Praxisteams immer mehr Aufgaben gleichzeitig bewältigen. Hinzu kommen ständige Unterbrechungen durch klingelnde Telefone. All das benötigt viel Zeit, die für die eigentliche Patientenversorgung fehlt.

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In einer klassischen Praxis kann bereits vor dem Termin einiges an Zeit verloren gehen.

Ein Patient ruft in der Praxis an, um einen Termin zu vereinbaren. Die MFA überprüft den Praxiskalender und bietet einen freien Termin an. Wenn dieser nicht passt, muss die MFA einen neuen Vorschlag machen. Bis ein geeigneter Termin gefunden ist, können so bereits einige Minuten vergehen.

Danach muss der Termin mit allen wichtigen Informationen manuell in den Praxiskalender eingetragen werden. Das benötigt ebenfalls Zeit und bietet zusätzliches Fehlerpotential.

Wenn der Patient zum Termin kommt, meldet er sich direkt am Empfang an. Neupatient:innen erhalten dann einen ausgedruckten Anamnesebogen, der im Wartezimmer ausgefüllt werden muss. Danach gibt der Patient diesen wieder am Empfang ab.

Alle Informationen müssen daraufhin von einer MFA manuell in das Praxisverwaltungssystem und die Patientenakte übertragen werden. Auch das kostet viel Zeit und bringt ein noch höheres Fehlerpotential mit sich.

So verursacht ein einzelner Patient bereits vor dem Termin viele einzelne Arbeitsschritte. Dadurch entstehen Stress und Überlastung für das Team und hohe Wartezeiten für Patient:innen.

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‍Der Weg zu DocMedico

‍Alexander Herzog ist der Gründer und CEO von DocMedico. Durch sein erstes Unternehmen „StärkergegenKrebs“ stand er häufig mit Arztpraxen im Kontakt und erlebte die Überlastung aus nächster Nähe. Dabei wurde schnell klar: Die Praxen brauchen tatsächliche Entlastung.

Genau hier setzt DocMedico an. Die Mission von DocMedico ist, Gesundheitseinrichtungen durch digitale Technologien zu entlasten und gleichzeitig die Versorgungsqualität für Patient:innen zu verbessern.

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‍Was bietet DocMedico?

‍DocMedico bietet inzwischen drei Lösungen, die einzeln genutzt oder kombiniert werden können. Sie schenken Praxisteams echte Entlastung und geben ihnen im hektischen Alltag wieder Raum zum Durchatmen. So bleibt wieder mehr Zeit für das, worauf es wirklich ankommt: die persönliche Betreuung der Patient:innen vor Ort.

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Online-Rezeption

‍Mit der Online-Rezeption startete DocMedico. Sie wird in die Webseite der Praxis eingebunden. Patient:innen können so ihre Anliegen ohne extra Registrierung digital an die Praxis übermitteln. Dazu gehören unter anderem Terminwünsche, Rezeptbestellungen, Befundanfragen oder allgemeine Fragen. Alle Anfragen werden in einer Mitarbeiteroberfläche, dem sogenannten Backend, gebündelt und vorsortiert. Das Praxisteam kann sie dann zu einem passenden Zeitpunkt bearbeiten, ohne ständig durch Anrufe unterbrochen zu werden.

Für häufige Fragen können außerdem automatische Antworten festgelegt werden. Fragt ein Patient zum Beispiel nach den Öffnungszeiten, erhält er automatisch eine Antwort, ohne dass das Praxisteam etwas tun muss. Textbausteine für Sofortnachrichten erleichtern zusätzlich die schnelle Bearbeitung von Anfragen. Auch automatische Terminerinnerungen stehen zur Verfügung, um Terminausfälle zu vermeiden.

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KI-Telefonassistent

‍Der KI-Telefonassistent wird mit dem Telefon der Praxis verknüpft, nimmt alle Anrufe selbstständig an und führt freie Gespräche. Dabei erkennt er die Anliegen zuverlässig und fragt alle benötigten Informationen ab. Gespräche werden automatisch dokumentiert und zusammengefasst. Die Anfragen werden danach ebenfalls an das DocMedico Backend übermittelt. Dort stehen sie dem Praxisteam zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

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Digitale Formulare

‍Durch die digitalen Formulare können unter anderem Anamnese- und Aufklärungsbögen bereits vor dem Termin zu Hause oder digital im Wartezimmer ausfüllen.

Alle Informationen werden daraufhin automatisch in das Praxisverwaltungssystem und die Patientenakte übertragen. Dadurch müssen handschriftlich ausgefüllte Formularen nicht mehr manuell übertragen werden und auch das Fehlerpotential wird deutlich verringert.

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Der Praxisalltag mit DocMedico

‍Betrachten wir den vorherigen Prozess also noch einmal, nur diesmal mit DocMedico.

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Ein Patient möchte einen Termin vereinbaren. Im Vergleich zu einer normalen telefonischen Vereinbarung hat er dafür 2 Möglichkeiten. Er kann die Praxiswebseite öffnen und den gewünschten Termin über die Online-Rezeption auswählen. Alternativ kann er die Praxis anrufen und den Terminwunsch an den KI-Telefonassistenten übergeben.

In beiden Fällen landet die Anfrage im DocMedico Backend. Ist es gerade am Empfang stressig, muss die MFA verglichen mit einem Telefonat den Terminwunsch nicht sofort bearbeiten, sondern kann das zu einem späteren Zeitpunkt erledigen.

Im Vergleich zu vorher sind dabei alle wichtigen Angaben bereits erfasst worden. Die MFA kann den Terminwunsch mit einem Klick bestätigen. Zudem können Anamnesebögen dabei direkt mitversendet werden.

Der Patient füllt den Anamnesebogen vor dem Termin bequem zu Hause aus. Die darin enthaltenen Informationen werden automatisiert übertragen, ohne zusätzlichen Aufwand für die MFA.

Zuletzt muss sich der Patient bei seinem Termin nur noch kurz am Empfang anmelden.

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Der Unterschied zum vorherigen Ablauf ist deutlich. Im Vergleich ist der Aufwand für Praxisteams deutlich geringer und benötigt deutlich weniger Zeit. Durch die Kombination der Produkte und weiteren Schnittstellen zu externen Systemen lassen sich unterschiedliche Arbeitsschritte miteinander verknüpfen und effizienter gestalten. Das Ziel ist dabei nicht, eine MFA zu ersetzen. Digitale Technologien sollen die Arbeit übernehmen, die sinnvoll automatisiert werden kann und dem Praxispersonal mehr Zeit für die eigentliche Patientenversorgung schaffen.

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‍Fazit

‍Der Praxisalltag wird für viele Gesundheitseinrichtungen immer stressiger. Umso wichtiger ist es, diesen mit digitalen Lösungen spürbar zu entlasten. DocMedico digitalisiert dafür verschiedene Bereiche der Patientenkommunikation. Dadurch lassen sich insbesondere Anfragen effizienter bearbeiten und manueller Aufwand reduzieren.

Das entlastet nicht nur das Praxisteam, sondern verbessert gleichzeitig die Qualität für Patient:innen. Denn wenn weniger Zeit für Telefonate und wiederkehrende Aufgaben benötigt wird, bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: eine gute und persönliche Patientenversorgung.

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