Online-Rezeption mit PVS-Verbindung richtig auswählen

Abstract

Die Anforderungen an die Patientenkommunikation in Arztpraxen und Krankenhäusern haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Patient:innen erwarten eine hohe Erreichbarkeit und einen guten Patientenservice, während Praxisteams sich eine stärkere Entlastung der Praxisorganisation wünschen. Digitale Lösungen können dabei unterstützen, die Anforderungen beider Seiten zu erfüllen. Eine Möglichkeit dafür ist eine Online-Rezeption für Arztpraxen und Krankenhäuser.

In diesem Artikel werden die 5 zentralen Kriterien zur Auswahl vorgestellt: Die Integration in das Praxisverwaltungssystem, das Hosting auf deutschen Servern, die richtigen Funktionen, die Nutzerfreundlichkeit und die individuelle Anpassbarkeit. Dadurch wird deutlich, dass es auf mehr ankommt, als was eine Lösung alles leistet. Das Wichtigste ist, wie gut die Lösung zu den Anforderungen der eigenen Praxis passt.

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Was ist eine Online-Rezeption?

Eine Online-Rezeption ermöglicht eine zentrale Patientenkommunikation über lediglich einen Kanal. Patient:innen können ihre Anliegen einfach online stellen. Alle Anfragen werden strukturiert in einer einzigen zentralen Mitarbeiteroberfläche gebündelt. Das Praxisteam muss dabei die Anliegen nicht sofort beantworten, sondern kann diese dann bearbeiten, wenn die entsprechenden Kapazitäten vorhanden sind. Das reduziert Unterbrechungen im Praxisalltag spürbar. Zusätzlich wird die Praxis dadurch für Patient:innen besser erreichbar, da eine Online-Rezeption unabhängig von den Öffnungszeiten funktioniert.

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5 Kriterien bei der Auswahl einer Online-Rezeption

1. Integration in das Praxisverwaltungssystem

Ein wichtiges Kriterium ist die Interoperabilität mit dem aktuellen Praxisverwaltungssystem (PVS). Eine funktionierende Schnittstelle vermeidet Medienbrüche und verringert die manuelle Arbeit für Mitarbeitende. Geben Patient:innen zum Beispiel ihre Daten in die Online-Rezeption ein, werden diese bei einer funktionierenden Schnittstelle automatisch in das PVS übertragen. Ohne Interoperabilität müssten Informationen oft erneut manuell übertragen werden. Genau das ist der zentrale Unterschied zwischen einer einfachen digitalen Übersetzung bestehender Abläufe und einer tatsächlichen Optimierung dieser.

Deshalb sollte schon vor der Auswahl einer Online-Rezeption für Arztpraxen und Krankenhäuser geprüft werden, ob diese eine Integration ins PVS der Einrichtung anbietet. Falls zusätzlich zur Einführung einer Online-Rezeption ein Wechsel des PVS geplant ist, ist es besonders wichtig, die Auswahl beider Lösungen zusammen zu betrachten. Dabei sollen nicht die Lösungen selbst, sondern die Interoperabilität beider im Vordergrund stehen. Informationen zu Integrationen ins PVS lassen sich oftmals auf den Webseiten der Anbieter einsehen.

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2. Hosting auf deutschen Servern

Im Praxisalltag werden höchst sensible Daten verarbeitet. Deshalb sind Datenschutz und Datensicherheit im Gesundheitswesen besonders wichtig. Praxen sollten gründlich prüfen, wo Daten gespeichert und verarbeitet werden und wie die Anbieter die Daten zusätzlich schützen.

Hierbei zentral ist das Hosting auf deutschen Serven. Rechenzentren in Deutschland gehören zu den sichersten der Welt. Um höchste Sicherheitsstandards zu gewähren, müssen sowohl der Serverstandort als auch der Firmensitz des Cloud-Anbieters in Deutschland liegen. Dadurch geraten keine Daten in andere Länder, wo teils andere Standards gelten.

Informationen hierzu findet man ebenfalls oft auf den Webseiten der Anbieter für Online-Rezeptionen.

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3. Die richtigen Funktionen

Eine digitale Rezeption kann viele Funktionen abdecken. Das können unter anderem Terminbuchungen, Rezeptwünsche, der Dokumentenaustausch oder allgemeine Patientenanfragen sein.

Entscheidend ist aber nicht möglichst viele Funktionen in der Online-Rezeption zu vereinen, sondern was tatsächlich für den Praxisalltag benötigt wird und Entlastung bringt.

Deshalb ist eine grundlegende Analyse der eigenen Praxis im Voraus relevant. Welche Art von Anliegen sind aktuell besonders zeitaufwendig? Welche klassischen Kanäle sollen vielleicht komplett stillgelegt werden? Und welche Anliegen sollen vielleicht trotzdem über das Telefon geklärt werden?

Das ermöglicht eine bessere Einschätzung darüber, wie gut eine digitale Lösung tatsächlich zu den individuellen Anforderungen passt.

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4. Nutzerfreundlichkeit

Eine Entlastung der Praxisorganisation kann nur dann erfolgen, wenn eine Online-Rezeption sowohl von Praxisteams als auch von Patient:innen intuitiv genutzt werden kann.

Patient:innen sollen ihre Anliegen möglichst einfach, von überall aus und jederzeit übermitteln können. Im besten Fall ohne Registrierung oder zusätzlichen Download einer App. Auch für das Praxisteam ist eine intuitive Benutzeroberfläche wichtig. Die Anfragen sollten strukturiert dargestellt sein und einfach bearbeitet werden können.

Zudem lohnt es sich für Praxen, wenn der Anbieter eine Einführungsschulung, persönliche Ansprechpartner und einen kontinuierlichen Support anbietet. So lassen sich anfängliche Schwierigkeiten vermeiden.

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5. Individuelle Anpassbarkeit

Jede Praxis hat individuelle Anforderungen an die zentrale Patientenkommunikation. Eine Online-Rezeption für Arztpraxen und Krankenhäuser sollte daher nicht nur ein starres Standardsystem sein, sondern individuell angepasst werden können.

Besonders hilfreich ist es, wenn Praxen die Möglichkeit haben, im Nachhinein selbst kleine Änderungen vorzunehmen. So muss nicht für jede Anpassung ein zusätzlicher Termin mit dem Anbieter vereinbart und durchgeführt werden.

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Die Anbieter richtig vergleichen

‍Um also eine passende Online-Rezeption auszuwählen, benötigt man also zunächst einen Überblick über die verschiedenen Anbieter. Die jeweiligen Webseiten bieten bereits viele Informationen zu den genannten Kriterien. Zudem können Beratungsgespräche sinnvoll sein, um offene Fragen zu klären.

Dabei sollte nicht nur beachtet werden, was eine Lösung alles kann, sondern besonders, wie gut sie zu Anforderungen der eigenen Praxis passt.

Einen Vergleich verschiedener Online-Rezeptionen finden Sie in diesem weiterführenden Artikel.

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Die 5 Kriterien in der Praxis

Auch DocMedico ist ein Anbieter einer Online-Rezeption für Arztpraxen und Krankenhäuser an. Doch wie erfüllt DocMedico die genannten Kriterien?

DocMedico ist mit 70% aller PVS kompatibel, wie sich der Partnerseite entnehmen lässt. Darüber hinaus wird kontinuierlich an neuen Schnittstellen gearbeitet.

Außerdem erfolgt das Hosting von DocMedico ausschließlich auf zertifizierten Servern in Deutschland. Diese Information findet man auf der Datenschutzseite.

Auf der Funktionsseite lassen sich alle wichtigen Funktionen der Online-Rezeption einsehen. In einem Beratungsgespräch lassen sich die eigenen Anforderungen klären und die Online-Rezeption individuell konfigurieren.

Danach wird die Online-Rezeption direkt in die Praxis-Webseite eingebunden, wie der Integrationsseite zu entnehmen ist. Patient:innen können ihre Anliegen dort übermitteln, ohne eine App herunterladen oder sich registrieren zu müssen. Sie werden strukturiert durch den Prozess geführt, sodass alle relevanten Informationen erfasst werden. Auch die Praxisteams werden durch eine Schulung sowie kontinuierlichen Support unterstützt. Die zentrale Mitarbeiteroberfläche strukturiert Anfragen übersichtlich und ermöglicht eine intuitive Bearbeitung dieser.

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Fazit

Eine Online-Rezeption kann Praxen bei einer zentralen Patientenkommunikation und der Entlastung der Praxisorganisation unterstützen. Wichtig ist dennoch, dass die Lösung zu den individuellen Anforderungen der Praxis passt.

Bei der Auswahl sollten deshalb insbesondere die Integration ins PVS, das Hosting auf deutschen Servern, der Funktionsumfang, die Nutzerfreundlichkeit sowie die individuelle Anpassbarkeit berücksichtigt werden. Je besser sich eine Online-Rezeption in die bestehenden Praxisabläufe einfügt, desto größer ist auch der tatsächliche Vorteil für Gesundheitseinrichtungen.

Eine gute Lösung digitalisiert daher nicht nur einzelne Kommunikationskanäle, sondern verbindet Systeme miteinander, verringert die manuelle Arbeit und schafft eine zentrale Plattform für die Patientenkommunikation.