Digitale Praxisorganisation implementieren

So gelingt eine schnelle Implementierung

Abstract

Die Digitalisierung ist inzwischen in vielen Arztpraxen angekommen. Elektronische Arztbriefe, digitale Terminbuchungen oder Online-Anfragen gehören immer häufiger zum Praxisalltag. Trotzdem bringt eine digitale Lösung nur dann einen echten Vorteil, wenn sie einfach zu bedienen ist und sich gut in bestehende Abläufe einfügt.

Für Praxen geht es deshalb nicht nur darum, neue Technologien einzusetzen. Viel wichtiger ist die Frage, wie sich digitale Prozesse schnell und sinnvoll einführen lassen, ohne das Team zusätzlich zu belasten. Im besten Fall erleichtert die Software die tägliche Arbeit von Anfang an und sorgt dafür, dass mehr Zeit für die Versorgung der Patient:innen bleibt.

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Was bedeutet digitale Praxisorganisation?

Digitale Praxisorganisation bedeutet, wiederkehrende Abläufe in einer Arztpraxis mithilfe von Software einfacher und übersichtlicher zu gestalten. Dazu gehören zum Beispiel die Online-Terminbuchung, digitale Patientenanfragen, elektronische Formulare oder die sichere Übermittlung von Dokumenten.

Auch KI-gestützte Telefonassistenten können Teil einer digitalen Praxisorganisation sein. Sie nehmen Anrufe entgegen, erfassen die Anliegen der Patient:innen und geben die Informationen strukturiert an das Praxisteam weiter. Digitale Anamnesebögen ermöglichen es Patient außerdem, wichtige Angaben bereits vor ihrem Termin zu übermitteln.

Ziel ist dabei nicht, den persönlichen Kontakt zu ersetzen. Digitale Lösungen sollen vielmehr organisatorische Aufgaben reduzieren, Abläufe besser strukturieren und den Mitarbeitenden mehr Zeit für die persönliche Betreuung geben.

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Wo sollten Praxen beginnen?

Am sinnvollsten ist es, zunächst bei den Abläufen anzusetzen, die im Praxisalltag besonders viel Zeit kosten oder häufig zu Unterbrechungen führen. Dazu gehören zum Beispiel Terminwünsche, Rezeptbestellungen, Überweisungsanfragen, Rückrufbitten oder das Ausfüllen von Formularen.

Werden solche wiederkehrenden Anliegen digital erfasst, kann das Praxisteam sie strukturierter bearbeiten und muss weniger Anfragen direkt am Telefon entgegennehmen. Eine Online-Rezeption wie die von DocMedico kann beispielsweise genutzt werden, damit Patient:innen ihre Anliegen unabhängig von den Öffnungszeiten digital übermitteln können.

Wichtig ist dabei, nicht alle Prozesse gleichzeitig umzustellen. Ein klar abgegrenzter Anwendungsfall erleichtert den Einstieg und gibt dem Team die Möglichkeit, sich Schritt für Schritt an die neue Lösung zu gewöhnen. Besonders gut eignen sich Bereiche, in denen schnell eine spürbare Entlastung entstehen kann.

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Was ermöglicht eine schnelle Implementierung?

Wie schnell eine digitale Lösung in einer Praxis eingeführt werden kann, hängt nicht nur von der Technik ab. Genauso wichtig ist, dass die Software verständlich aufgebaut ist und zu den bestehenden Abläufen passt. Wenn eine Anwendung kompliziert wirkt oder viele zusätzliche Arbeitsschritte verursacht, kann sie das Team zunächst stärker belasten, anstatt es zu entlasten.

Vor dem Start sollte deshalb geklärt werden, welches Problem die Software lösen soll und welche Funktionen tatsächlich benötigt werden. Möchte die Praxis vor allem das Telefon entlasten, kann beispielsweise ein KI-Telefonassistent sinnvoll sein. Sollen schriftliche Anfragen zentral gesammelt werden, bietet sich dagegen eine Online-Rezeption an.

Auch vorhandene Schnittstellen, Schulungsangebote und der Support des Anbieters spielen eine wichtige Rolle. Hilfreich ist außerdem die Möglichkeit, eine Anwendung zunächst zu testen. So kann die Praxis früh erkennen, ob die Lösung im Alltag funktioniert und an welchen Stellen noch Anpassungen notwendig sind.

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Implementierung in 5 Schritten

Damit die Einführung einer digitalen Lösung möglichst reibungslos gelingt, kann die Praxis Schritt für Schritt vorgehen.

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1. Zeitaufwendige Aufgaben erkennen

Zu Beginn sollte das Team beobachten, welche Aufgaben besonders häufig vorkommen und viel Zeit kosten. Dazu gehören zum Beispiel telefonische Terminwünsche, Rezeptbestellungen oder Rückfragen von Patient:innen.

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2. Einen Prozess auswählen

Anschließend wird ein klar abgegrenzter Prozess festgelegt, der zuerst digitalisiert werden soll. So bleibt die Einführung übersichtlich und das Team wird nicht mit zu vielen Veränderungen gleichzeitig konfrontiert.

Eine Praxis kann beispielsweise zunächst die Online-Rezeption von DocMedico für Rezeptbestellungen oder Terminwünsche einsetzen. Patient:innen übermitteln ihr Anliegen digital, während das Praxisteam die Anfragen gesammelt und strukturiert bearbeiten kann.

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3. Zuständigkeiten festlegen

Es sollte klar geregelt sein, wer neue Anfragen prüft, bearbeitet oder weiterleitet. Feste Zuständigkeiten verhindern, dass Anliegen liegen bleiben oder doppelt bearbeitet werden.

Bei einer Online-Rezeption kann beispielsweise festgelegt werden, welche Mitarbeitenden Rezeptanfragen bearbeiten und wer für Termin- oder Befundanfragen verantwortlich ist.

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4. Abläufe testen und Mitarbeitende einweisen

Vor dem vollständigen Start empfiehlt es sich, typische Anwendungsfälle durchzuspielen. Gleichzeitig sollten die Mitarbeitenden mit den wichtigsten Funktionen und den neuen Abläufen vertraut gemacht werden.

Bei einem KI-Telefonassistenten, wie dem von DocMedico kann die Praxis beispielsweise testen, wie Terminwünsche, Rückrufbitten oder dringende Anliegen aufgenommen und an das Team weitergegeben werden.

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5. Ergebnisse prüfen und Prozesse erweitern

Nach der Einführung sollte die Praxis überprüfen, ob der neue Ablauf tatsächlich eine Entlastung bringt. Dabei können Erfahrungen aus dem Team und Rückmeldungen von Patient:innen berücksichtigt werden.

Funktioniert der erste Prozess gut, lassen sich nach und nach weitere Bereiche digital ergänzen. Eine Praxis kann beispielsweise mit der Online-Rezeption beginnen und später digitale Formulare oder einen KI-Telefonassistenten hinzufügen.

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Datenschutz und IT-Sicherheit

Auch bei einer schnellen Einführung dürfen Datenschutz und IT-Sicherheit nicht erst später berücksichtigt werden. Digitale Lösungen verarbeiten häufig sensible Daten von Patient:innen. Deshalb muss bereits vor dem Start geklärt sein, wer auf welche Informationen zugreifen darf und wie die Daten übertragen und gespeichert werden.

Bei der Auswahl einer Lösung sollte außerdem geprüft werden, wo die Daten gespeichert werden, welche Verschlüsselung eingesetzt wird und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten wird.

Die KBV betont, dass IT-Sicherheit eine gemeinsame Aufgabe des gesamten Praxisteams ist. Datenschutz sollte deshalb nicht als zusätzliche Aufgabe am Ende der Implementierung betrachtet werden, sondern von Anfang an Teil des neuen Prozesses sein.

Worauf beim Datenschutz konkret geachtet werden muss, erfahren Sie hier.

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Fazit

Klein beginnen und schrittweise erweitern

Eine digitale Praxisorganisation muss nicht bedeuten, dass alle Abläufe auf einmal verändert werden. Häufig ist es sinnvoller, zunächst mit einem klar abgegrenzten Prozess zu beginnen. Besonders geeignet sind wiederkehrende Aufgaben, die viel Zeit kosten oder regelmäßig zu Unterbrechungen führen.

Eine verständliche Software, klare Zuständigkeiten, kurze Schulungen und ein erreichbarer Support erleichtern die Einführung. Lösungen wie die Online-Rezeption, der KI-Telefonassistent oder die digitale Anamnese von DocMedico können dabei je nach Bedarf einzeln eingeführt und später miteinander ergänzt werden.

So entwickelt sich die digitale Praxisorganisation Schritt für Schritt und bleibt sowohl für das Praxisteam als auch für die Patient:innen überschaubar.