7 Wege, wie Arztpraxen ihr Telefon entlasten können

Das Praxistelefon gehört in vielen Arztpraxen zu den größten Stressfaktoren im Alltag. Terminwünsche, Rezeptanfragen, Rückfragen, Absagen und organisatorische Anliegen kommen oft gleichzeitig rein. Während Patient:innen telefonisch eine schnelle Antwort erwarten, muss das Praxisteam gleichzeitig den laufenden Praxisbetrieb organisieren und Patient:innen vor Ort betreuen. Gerade bei hohem Patientenaufkommen, Personalmangel und wachsendem Verwaltungsaufwand wird die telefonische Erreichbarkeit dadurch immer schwieriger. Digitale Lösungen können helfen, wiederkehrende Anliegen besser zu strukturieren und das Telefon spürbar zu entlasten.

Hier lesen Sie 7 Wege, wie Arztpraxen ihr Telefon gezielt entlasten können. Sie zeigen, wie Praxisteams im Alltag spürbar unterstützt werden können, ohne dass der persönliche Kontakt zu Patient:innen verloren geht.

‍

Online-Terminbuchung anbieten

Viele Terminanfragen müssen nicht mehr telefonisch geklärt werden. Wenn Patient:innen Termine online buchen oder anfragen können, wird das Praxisteam im laufenden Betrieb weniger unterbrochen. Gleichzeitig verbessert sich die Erreichbarkeit, weil Patient:innen nicht an die Telefonzeiten der Praxis gebunden sind. Laut Bitkom haben bereits 64 Prozent der Deutschen mindestens einmal einen Arzttermin online vereinbart. Als größten Vorteil nennen 84 Prozent die Unabhängigkeit von der telefonischen Erreichbarkeit der Praxis.

‍

Terminänderungen digitalisieren

Auch Absagen oder Terminverschiebungen müssen nicht immer telefonisch laufen. Wenn Patient:innen Termine online ändern oder absagen können, entstehen weniger Unterbrechungen im Praxisalltag. So können frei gewordene Termine schneller neu vergeben werden. 26 Prozent sehen genau diese Möglichkeit als besonders hilfreich an.

‍

Online-Rezeption nutzen

Viele Anrufe entstehen, weil Patient:innen nicht wissen, wo sie ihr Anliegen sonst loswerden können. Eine Online-Rezeption schafft hier einen klaren digitalen Zugang. Lösungen wie die Online-Rezeption von DocMedico nehmen Patient:innenanfragen strukturiert auf, ordnen sie nach Anliegen und bearbeiten Routineanfragen vollständig automatisiert. So werden Routineanfragen vom Telefon weggeleitet, während Patient:innen weiterhin einen einfachen Zugang zur Praxis haben. Digitale Patientenkommunikation ist bereits in vielen Praxen angekommen, bei 52 Prozent läuft sie komplett oder mehrheitlich digital.

‍

‍

Rezeptbestellungen digital abbilden

Rezeptwünsche gehören zu den typischen Anfragen, die das Telefon unnötig belasten können. Digitale Rezeptprozesse durch eine Online-Rezeption oder einen KI-Telefonassistenten helfen dabei, Abläufe zu vereinfachen und Medienbrüche zu reduzieren. Beim E-Rezept können Folgerezepte innerhalb eines Quartals elektronisch bereitgestellt werden, ohne dass Patient:innen dafür erneut in die Praxis kommen müssen.

‍

Wiederkehrende Anliegen strukturieren

Viele Fragen im Praxisalltag wiederholen sich regelmäßig. Wenn Informationen, Formulare oder einfache Anliegen digital vorbereitet werden, beispielsweise durch digitale Formulare, wie die von DocMedico, muss nicht jede Rückfrage einzeln am Telefon geklärt werden. Sinnvoll ist dabei eine gute Mischung. Medizinische Fragen bleiben persönlich, organisatorische Anliegen können digital besser gesteuert werden.

‍

KI-Telefonassistenten einsetzen

Ein KI-Telefonassistent kann helfen, Anrufe aufzunehmen, Anliegen zu erkennen und Informationen für das Praxisteam vorzubereiten. Der KI-Telefonassistent von DocMedico unterstützt Praxen dabei besonders bei organisatorischen Themen wie Terminverschiebungen, Rückrufwünschen oder Rezeptanfragen. Wichtig bleibt, dass medizinisch kritische Anliegen zuverlässig erkannt und an das Praxisteam weitergeleitet werden.

‍

Das Telefon für wichtige Anliegen freihalten

Telefonentlastung bedeutet nicht, dass Patient:innen gar nicht mehr anrufen können. Gerade in Notfällen oder bei spezifischen Anfragen bedarf es weiterhin einer gut erreichbaren Praxis. Um dies zu ermöglichen, bieten sich Optionen wie ein KI-Telefonassistent, wie beispielsweise der von DocMedico an.. Dieser erkennt besonders dringende Anliegen und kann den Patienten dann ggf. an die Praxis weiterleiten. Wenn Routineanfragen digital laufen, bleibt am Telefon mehr Zeit für dringende, persönliche oder erklärungsbedürftige Anliegen.

‍

Fazit

Das Praxistelefon bleibt wichtig, sollte aber nicht mehr alle Anliegen allein auffangen müssen. Digitale Lösungen helfen dabei, Routineanfragen besser zu steuern und den Praxisalltag spürbar zu beruhigen. So bleibt mehr Zeit für die Patient:innen, die persönliche Unterstützung brauchen, und das Praxisteam wird im laufenden Betrieb deutlich entlastet.

‍

‍

^Quellen

^{[1] How generative AI voice agents will transform medicin . npj | digital medicine.}

^{[2] Arzt & Wirtschaft: Die Online-Rezeption revolutioniert den Praxisalltag – effizient, sicher, entlastend.}

^{[3] Deutsches Ärtzteblatt: Personalmangel: Telefonische Termine schwierig, Patienten frustriert}

^{[4] gematik: E-Rezept für Praxen, MVZ & Ambulanzen}

^{[5] KBV: PraxisBarometer 2025: Niedergelassene bleiben Vorreiter in Sachen Digitalisierung.}

^{[6] KBV: Arbeitsunfähigkeit}

^{[7] bitkom: Von Zwei Drittel vereinbaren Arzttermine online}

‍