Entlastung im Praxisalltag durch die Online-Rezeption
Die Herausforderung
Mit ihrer Vielzahl an Standorten stand die Augenklinik Regensburg vor der Herausforderung eines stark wachsenden Kommunikationsaufkommens: Täglich gingen pro Filiale zwischen 60 und 150 Anrufe sowie
20 bis 50 E-Mails ein. Das Telefon klingelte ununterbrochen, das stellte eine erhebliche Belastung für das Team dar. Patient:innen mussten mitunter lange auf eine Rückmeldung warten.
Um die Erreichbarkeit zu verbessern, Wartezeiten zu verkürzen und das Team zu entlasten, führte die Augenklinik Regensburg die Online-Rezeption by Docmedico ein. Seitdem wurde der Praxisalltag in der Klinik erleichtert und für alle Mitarbeiter:innen ist die Entlastung deutlich spürbar.
In diesem Interview berichtet Frau Aldiana Vatres, Praxismanagerin der Augenklinik Regensburg, wie die Online-Rezeption den Praxisalltag positiv verändert hat.
Klinikleitung der Augenklinik Regensburg: Dr. med. Philipp Prahs und Priv.-Doz. Dr. med. Wolfgang Herrmann
Positive Resonanz der Patient:innen
Wie nehmen Ihre Patient:innen die Online-Rezeption an?
„Die Rückmeldungen sind durchweg positiv. Besonders berufstätige Menschen und ältere Patient:innen, auch mit Unterstützung von Angehörigen, nutzen die Online-Rezeption gerne und schätzen die flexible und einfache Terminbuchung“, berichtet Frau Vatres.
Wie haben Sie ihre Patient:innen auf die Nutzung der Online-Rezeption vorbereitet?
Frau Vatres erklärt: „Die Einführung der Online-Rezeption wurde durch eine durchdachte Kommunikationsstrategie begleitet, allen Patient:innen wurden Flyer mit QR-Code ausgehändigt.“ Sie fügt hinzu: „Auch auf unserer Website und bei einigen Social Media Kampagnen haben wir die Online-Rezeption beworben.“
Mehr Zeit für Patient:innen im Praxisalltag
Welche Erleichterungen bringt die Online-Rezeption für Ihr Team im Praxisalltag?
„Vor der Einführung der Online-Rezeption wurde die Patientenkommunikation hauptsächlich telefonisch und per E-Mail abgewickelt, was einen hohen Aufwand für alle Beteiligten darstellte“, betont sie. „Jetzt können wir uns voll und ganz auf die persönlichen Gespräche und die Patient:innen vor Ort konzentrieren.“
„Dank der herausragenden Arbeit mit Docmedico konnten wir in kurzer Zeit viele Filialen mit höchster Professionalität einbinden. Wir arbeiten ja seit mehreren Monaten schon mit Docmedico zusammen“, sagt sie. „Seit dem Einsatz der Online-Rezeption ist die Zahl der eingehenden Anrufe deutlich zurückgegangen. Das Team kann sich wieder stärker auf die Betreuung vor Ort konzentrieren und auch die interne Dokumentation gestaltet sich übersichtlicher und effizienter. Unser Team ist seitdem deutlich entlastet,“ fügte Sie hinzu.
Erfolgreiche Zusammenarbeit mit Docmedico
Frau Vatres lobt: „Das Engagement von Docmedico, die Kompetenz und Fähigkeit, auch unter hohem Druck gut zu agieren, haben maßgeblich zum Erfolg unserer Projekte beigetragen.“ Für sie sticht vor allem hervor: „Besonders loben möchten wir den Support durch Docmedico: stets erreichbar, freundlich, schnell und lösungsorientiert. Bei Rückfragen erfolgte immer eine schnelle Rückmeldung. Einen besonders ausschlaggebenden Grund bei der Entscheidung für Docmedico war die zwischenmenschliche Komponente. Der persönliche Kontakt vermittelte ein familiäres Klima, das überzeugte, und wir sind froh uns für Docmedico entschieden zu haben.“
Blick in die Zukunft
Wie sehen Sie die Arztpraxis der Zukunft?
Die Augenklinik Regensburg betrachtet die Zukunft der Medizin als hybrid. Persönlicher Kontakt bleibt dabei essenziell, gleichzeitig werden digitale Lösungen den Praxisalltag zunehmend unterstützen. Die Klinik rechnet mit einem wachsenden Angebot an telemedizinischen Leistungen, einer automatisierten Verwaltung und einer stärkeren Einbindung von KI, auch in der Diagnostik.Die Online-Rezeption ist für die Augenklinik ein Teil dieser Zukunft und hat sich bereits im Praxisalltag etabliert. „Sie ist zuverlässig, entlastet das Team und erhöht die Patientenzufriedenheit – ein klarer Gewinn für unsere Augenklinik“, bestätigt Frau Vatres.
Mit der Einführung der Online-Rezeption ist es der Augenklinik Regensburg gelungen, Patientenzentrierung und Digitalisierung in Einklang zu bringen – ein echtes Best Practice-Beispiel.
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